Data in the form of programming code written on a purple background

Lassen Sie sich nicht von der DSGVO aufhalten: Was Flottenmanager über Telematik & Co. wissen müssen

Wir von PANION bieten Ihnen die Möglichkeit, den Antrieb Ihrer Flotte so effizient wie möglich von Verbrennungsmotoren auf Elektroantrieb umzustellen. Dazu wertet unsere Software Datensätze aus verschiedenen Quellen aus und ermöglicht Ihnen so den nahtlosen Übergang zu einer Elektroflotte. Da bei diesem Prozess personenbezogene Daten (z.B. E-Mail-Adresse, Kennzeichen) verarbeitet werden, muss ein transparenter, vertraulicher und gesetzeskonformer Umgang mit den Daten gewährleistet sein. PANION begleitet Fuhrparkmanager auf ihrem Weg zur elektrifizierten Flotte.  

Die Bedeutung der DSGVO für das Fuhrparkmanagement

Wenn Sie Ihren Fuhrpark so effizient wie möglich verwalten wollen, ist die Erfassung und Analyse von Fahrzeug- und Telematikdaten von entscheidender Bedeutung. Die Daten müssen natürlich genau und präzise sein, aber nicht alleine die Qualität muss einem bestimmten Standard entsprechen: Auch die Datenschutzbestimmungen spielen eine wichtige Rolle, insbesondere seit der Einführung der DSGVO durch die Europäische Union. Für Fuhrparkmanager ist es aufwändig, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, aber gleichzeitig gibt die DSGVO auch einen soliden Rahmen vor, wie die Einhaltung der Datenvorschriften aussehen muss.

Wir wissen, dass die Beschäftigung mit der DSGVO nicht zu den beliebtesten Aspekten des Fuhrparkmanagements zählt, aber sie ist elementar und unvermeidlich, wenn es um Telematikdaten geht. Deshalb sind wir bei PANION der Meinung, dass Flottenmanager:innen zur Gewährleistung der Datensicherheit Zugang zu einer geeigneten technologischen Infrastruktur haben müssen. Außerdem sollten von Anfang an klare Prozesse für den Umgang mit Datenschutzverletzungen etabliert werden.  

Worauf es bei der Einhaltung der DSGVO im Fuhrparkmanagement ankommt

Die Nichteinhaltung der Datenschutz-Grundverordnung kann schwerwiegende Folgen haben. Verstöße können mit sehr hohen Geldstrafen geahndet werden. Darüber hinaus kann eine Datenpanne das Vertrauen Ihrer Stakeholder:innen oder Kund:innen in Ihr Unternehmen negativ beeinflussen. Daher sollten die folgenden Punkte stets beachtet werden:

Der Schutz privater Daten sollte immer im Mittelpunkt stehen. Deshalb sollten Ihre Mitarbeiter:innen und Fahrer:innen die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, ob und was Drittpartner:innen oder Flottenmanager:innen mit ihren Daten machen dürfen. Nur mit ausdrücklicher Zustimmung dürfen Daten gespeichert und verarbeitet werden.

Unternehmen müssen mögliche Datensicherheitsrisiken im Voraus erkennen. Bei den großen Datenmengen, die im Fuhrparkmanagement verarbeitet werden, ist es unabdingbar, dass Unternehmen versuchen, die Quellen zu finden, aus denen Datenschutzverletzungen resultieren könnten. Werden die Ursachen frühzeitig identifiziert, können Gegenmaßnahmen präventiv ergriffen werden. Zu diesem Aspekt gehört auch die Dokumentation der Herkunft der Daten.

Unternehmen müssen Datenschutzbeauftragte benennen, damit Verbraucher:innen, Kund:innen oder Mitarbeiter:innen bei einem eventuellen Verstoß gegen den Datenschutz einen Ansprechpartner haben oder externe Dienstleister Auskunft über die Datenverarbeitung erhalten können.

Es besteht eine Rechenschaftspflicht gegenüber den Datenschutzbehörden. Mit der Einführung der EU-Datenschutzverordnung gibt es eine europaweit einheitliche Regelung. Fuhrparkmanager müssen daher nicht in jedem Land, in dem der Fuhrpark bewegt wird, den Datenschutzbehörden Bericht erstatten, sondern nur in dem Land, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat.

Es wird ein höheres Maß an Schutz erwartet. Fuhrparkmanager müssen sicherstellen, dass die technischen Systeme, die zur Datenerfassung eingesetzt werden, die Datenschutzanforderungen vollständig erfüllen.

Mit diesen 10 Fragen können Sie prüfen, wie hoch der Handlungsbedarf bezüglich der DSGVO in Ihrem Unternehmen ist:

1. Verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO?

2. Ist das von Ihnen verwendete System (Telematik, Navigationsgeräte usw.) mit der DSGVO konform?

3. Welche Art von Daten speichern Sie?

4. Wo und wie lange werden personenbezogene Daten der Fahrer:innen gespeichert?

5. Haben die Fahrer:innen die Kontrolle über die Dauer der Datenspeicherung?

6. Haben nur die Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten Zugang zu den Nutzerdaten?

7. Können personenbezogene Daten einfach gelöscht werden?

8. Werden die gesammelten Daten an Dritte weitergegeben?

9. Können die Fahrer:innen ihre persönlichen Daten schützen, wenn sie das Fahrzeug privat nutzen?

10. Arbeiten Sie mit Informationsmaterial, das Ihre Datenschutzvorkehrungen erläutert?

Wie Sie sehen, sind umfangreiche Aufgaben zu erledigen, um ein datenschutzkonformes Flottenmanagementsystem zu implementieren. Umso wichtiger ist es, dass Sie eine Art „Datenschutz-Roadmap“ aufstellen und alle Stakeholder:innen in Ihrem Unternehmen so früh wie möglich in den gesamten Prozess einbeziehen.

PANION als wichtiger Partner für Datenschutz-Compliance im Flottenmanagement

PANION hilft Flottenmanagern, alle Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und das Thema Datenschutz transparent zu kommunizieren. So unterstützen wir unsere Kund:innen beispielsweise dabei, den Betriebsrat, den Datenschutzbeauftragten und die Fahrer:innen frühzeitig einzubinden.

Einbindung des Betriebsrats

Der Betriebsrat ist für die Wahrung der Interessen der Beschäftigten zuständig. Fuhrparkmanager:innen sollten ihn daher so früh wie möglich in das Flottendatenerfassungsprojekt einbeziehen. Der gesamte Projektablauf kann gemeinsam mit dem Betriebsrat erarbeitet werden.

PANION hilft dabei und erklärt dem Betriebsrat den Zweck der Datenerhebung. Es geht nicht alleine darum, den Fuhrpark des Unternehmens zu elektrifizieren, sondern auch jedem Mitarbeiter auf Basis der erhobenen Daten das bestmögliche Fahrzeug zur Verfügung zu stellen.

Als Datenquelle dienen die Fahrzeuge bzw. die Fahrer:innen selbst. Die Experten von PANION stellen den Betriebsräten die Software gerne ausführlich vor, um eventuelle Bedenken auszuräumen.

Um die Einführung der PANION-Software zu ermöglichen, kann mit dem Betriebsrat eine Regelungsvereinbarung, z.B. mittel- oder langfristig, über eine Betriebsversammlung vereinbart werden.

Binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten in den Prozess ein

Um den Prozess der Datenerhebung auch für den Datenschutzbeauftragten transparent zu machen, stellt PANION wichtige Dokumente zur Datennutzung und -verarbeitung zur Verfügung. Dazu gehören zum Beispiel die Datenschutzvereinbarung oder die Datenschutzerklärung.

Wird ein Unternehmen selbst zum „für die Verarbeitung Verantwortlichen“ im Sinne von Artikel 24 DSGVO, sind zusätzliche Regelungen zu beachten. Das Team von PANION kann gemeinsam mit Ihnen klären, welche Konsequenzen sich daraus für Ihr Unternehmen und Ihr Fuhrparkmanagement ergeben.

Beziehen Sie Ihre Fahrer:innen mit ein

Um eine rechtssichere Zustimmung zur Datenerhebung zu erhalten, ist es notwendig, die Fahrer über die Art und Weise sowie den Zweck der Datenspeicherung genau zu informieren. PANION bietet Unternehmen umfangreiches Informationsmaterial, darunter FAQs und Onboarding-Dokumente, um Fahrzeugnutzer transparent über die Datenerhebung zu informieren.

Führendes Flottenmanagement zur Elektromobilität unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Die Elektrifizierung des Fuhrparks stellt Unternehmen nicht nur vor logistische Herausforderungen, sondern erfordert auch umfassendes Know-how bei der Datenerfassung. Denn nur mit diesen Daten lässt sich die bestehende Flotte effizient elektrifizieren. PANION unterstützt Fuhrparkmanager:innen in Unternehmen dabei, alle wichtigen Stakeholder:innen über die Datenerhebung aufzuklären und alle Anforderungen der DSGVO während des gesamten Transformationsprozesses einzuhalten.

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